Die Personalbeschaffung kann für Unternehmen ein zeitaufwändiger und mühsamer Prozess sein, insbesondere wenn es darum geht, die besten Talente zu finden. Zum Glück gibt es Möglichkeiten, diese Aufgabe auszulagern, um Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern. In diesem Artikel stellen wir Ihnen einige Tipps und Tools vor, mit denen Sie Ihre Personalbeschaffung effektiv delegieren können. Erfahren Sie, wie Sie Ihren Rekrutierungsprozess optimieren und die qualifiziertesten Kandidaten für Ihr Unternehmen finden.
Warum sollten Sie Ihr Recruiting delegieren?
Es gibt mehrere Vorteile, das Recruiting zu delegieren:
Zeitersparnis und’Effizienz
Die Personalbeschaffung ist eine Aufgabe, die viel Zeit und Energie in Anspruch nehmen kann. Wenn Unternehmen diese Aufgabe delegieren, können sie sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Und lassen daher Fachleute die besten Bewerber finden.
Zugang zu spezialisierten Fähigkeiten
Spezialisierte Personaldienstleister verfügen oft über Fachkenntnisse im Bereich Sourcing. Das Gleiche gilt für die Bewertung und Auswahl von Bewerbern. Sie können somit einen Mehrwert für die Unternehmen bei der Personalbeschaffung schaffen.
Kostensenkung
Die Delegierung der Personalbeschaffung kann kostengünstiger sein als ein spezielles internes Personalbeschaffungsteam, insbesondere für kleinere Unternehmen, die nicht über die Ressourcen verfügen, um einen solchen Dienst einzurichten.
Flexibilität
Unternehmen können die Personalbeschaffung je nach ihren Bedürfnissen und ihrem Budget auslagern und die angebotene Dienstleistung an ihre Gegebenheiten anpassen.
Risikominderung
Spezialisierte Personaldienstleister verfügen über Fachwissen im Umgang mit einstellungsbezogenen Risiken, insbesondere im Hinblick auf die Einhaltung der arbeitsrechtlichen Vorschriften und die Verhinderung von Diskriminierung.
Wie Sie den richtigen Dienstleister für die ausgelagerte Personalbeschaffung auswählen
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Die Wahl des Dienstleisters für die Auslagerung der Personalbeschaffung ist ein entscheidender Schritt, um den Erfolg der Maßnahme zu gewährleisten. Hier einige Auswahlkriterien, die zu beachten sind:
Erfahrung und Kompetenz
Es ist wichtig, einen Dienstleister zu wählen, der über umfangreiche Erfahrungen im Bereich der Personalbeschaffung und über Fachwissen in der Branche des Unternehmens verfügt.
Referenzen und Zertifizierungen
Die Referenzen und Zertifizierungen des Dienstleisters können ein Garant für Qualität und Professionalität sein.
Einstellungsmethodik
Der Dienstleister muss über eine klare und transparente Rekrutierungsmethodik verfügen und an das Unternehmen angepasste Instrumente und Prozesse verwenden.
Reaktivität und Verfügbarkeit
Der Dienstleister muss reaktionsschnell und verfügbar sein, um auf die Anfragen des Unternehmens reagieren zu können, insbesondere bei dringendem Einstellungsbedarf.
Tarife und Flexibilität
Die vom Dienstleister vorgeschlagenen Tarife müssen klar und transparent sein und an die Bedürfnisse und das Budget des Unternehmens angepasst werden.
Vertrauensverhältnis
Der Dienstleister muss in der Lage sein, ein Vertrauensverhältnis zum Unternehmen aufzubauen, indem er sich durch Transparenz und regelmäßige Kommunikation auszeichnet.
Es ist außerdem ratsam, potenziellen Dienstleistern spezifische Fragen zu ihrer Rekrutierungsmethodik, ihrer Erfahrung in der Branche des Unternehmens, ihrem Bewerberauswahlverfahren und ihrer Preisgestaltung zu stellen. Die Auswahl eines Dienstleisters für die Auslagerung der Personalbeschaffung muss auf objektiven Kriterien beruhen, die für das Unternehmen relevant sind.
Wie wird der ausgewählte Dienstleister vorbereitet und unterstützt?
Um ein erfolgreiches Outsourcing der Personalbeschaffung zu gewährleisten, ist es wichtig, den ausgewählten Dienstleister vorzubereiten und zu unterstützen. Hier sind einige Schlüsselelemente, die für ein erfolgreiches Outsourcing zu beachten sind:
Die genaue Definition der zu besetzenden Stellen
Es ist wichtig, dem Dienstleister eine detaillierte Beschreibung der zu besetzenden Stellen zu geben. Dazu gehören auch die für jede Stelle erforderlichen Fähigkeiten, Qualifikationen und Erfahrungen.
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Interne und externe Kommunikationselemente
Es ist wichtig, dem Dienstleister wichtige Elemente der internen und externen Kommunikation zu vermitteln. Zum Beispiel die Unternehmenskultur, Werte, Herausforderungen, Möglichkeiten, Vorteile und Karriereaussichten.
Auswahlkriterien
Es ist wichtig, mit dem Dienstleister die Kriterien für die Auswahl der Bewerber festzulegen. Dies hängt von den Bedürfnissen und Zielen des Unternehmens ab.
Einstellungsfristen und -verfahren
Es ist wichtig, den Dienstleister über die Rekrutierungsfristen und -prozesse des Unternehmens zu informieren, damit er seine Methodik und Planung entsprechend anpassen kann.
Informationen über die Arbeitsbedingungen
Es ist wichtig, dem Dienstleister Informationen über Arbeitsbedingungen, Arbeitszeiten, Sozialleistungen, Löhne usw. zur Verfügung zu stellen, damit er in der Lage ist, diese Elemente potenziellen Bewerbern zu präsentieren.
Außerdem sollten Sie den ausgewählten Dienstleister während des gesamten Einstellungsverfahrens unterstützen, indem Sie ihm regelmäßig Feedback geben, auf Informationsanfragen umgehend reagieren und für eine klare und transparente Kommunikation sorgen.
Es ist auch ratsam, bestimmte häufige Fehler zu vermeiden, wie z. B. die Verwechslung von Rollen und Zuständigkeiten, mangelnde Nachbereitung und Kommunikation oder die Auswahl von Kandidaten ohne Rücksprache mit dem Anbieter.
Welche Instrumente stehen zur Verfügung, um das Outsourcing der Personalbeschaffung zu erleichtern?
Es gibt verschiedene Tools, die das Outsourcing der Personalbeschaffung erleichtern. Hier sind ein paar Beispiele:
Bewerbungsmanagement-Tools (ATS)
ATS ermöglichen es, Bewerbungen zu zentralisieren und effizient zu verwalten, indem sie bestimmte Aufgaben wie die Sortierung von Lebensläufen, die Planung von Vorstellungsgesprächen oder die Kommunikation mit Bewerbern automatisieren.
Stellenbörsen und professionelle soziale Netzwerke
Jobbörsen und professionelle soziale Netzwerke wie LinkedIn oder Viadeo ermöglichen es Ihnen, Stellenangebote zu veröffentlichen und ein breites Publikum von potenziellen Bewerbern zu erreichen.
Online-Tests und -Bewertungen
Online-Tests und -Assessments bieten eine objektive Möglichkeit, die Fähigkeiten und Kenntnisse von Bewerbern zu bewerten, indem sie Instrumente wie Multiple-Choice-Fragebögen, Serious Games oder Rollenspiele nutzen.
Videokonferenzlösungen
Videokonferenzlösungen wie Zoom, Skype oder Teams ermöglichen Remote-Interviews mit Bewerbern, was die Organisation und Nachbereitung von Interviews erleichtert und gleichzeitig Kosten und Vorlaufzeiten reduziert.
Verfolgungs- und Berichtswerkzeuge
Mit Hilfe von Tracking- und Reporting-Tools kann die Leistung des Dienstleisters in Bezug auf Qualität, Fristen und Kosten überwacht und gemessen werden, um das Outsourcing der Personalbeschaffung zu optimieren.
Sie müssen die richtigen Tools für die Bedürfnisse und Ziele Ihres Unternehmens auswählen. Dies hängt von der Art der ausgelagerten Personalbeschaffung, dem Wirtschaftszweig und dem Umfang der Bewerbungen ab. Es ist auch ratsam, die Tools im Vorfeld in Zusammenarbeit mit dem ausgewählten Dienstleister zu testen und zu validieren.
Wie überwacht man die Leistung des Dienstleisters?
Um die Überwachung der Leistung des Dienstleisters zu gewährleisten, sind hier einige bewährte Verfahren zu nennen:
Definition von Leistungsindikatoren (KPIs)
Es ist wichtig, KPIs zu definieren, um die Ergebnisse der Leistung des Dienstleisters zu messen. Diese KPIs müssen präzise, relevant und quantifizierbar sein, wie z. B. die Stellenbesetzungsrate, die durchschnittliche Rekrutierungszeit, die Kosten pro Einstellung oder die Zufriedenheit der Bewerber.
Einrichten einer regelmäßigen Kommunikation
Es ist wichtig, eine regelmäßige Kommunikation mit dem Dienstleister zu pflegen. Zu diesem Zweck ist es ratsam, regelmäßige Folgetreffen zu organisieren. Diese Treffen bieten die Gelegenheit, eine Bilanz der Fortschritte des Dienstleisters, der erzielten Ergebnisse, der aufgetretenen Schwierigkeiten und der zu ergreifenden Maßnahmen zu ziehen.
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Regelmäßiges Feedback geben
„Es ist wichtig, dem Leistungserbringer regelmäßig Feedback zu geben. Dabei geht es darum, ihn über Stärken und Schwächen der Dienstleistung, Verbesserungsmöglichkeiten, Änderungen und neue Erwartungen seitens des Unternehmens zu informieren.
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Bewertung der Dienstleistungsqualität
Es ist wichtig, die Qualität der Leistungen des Dienstleisters zu bewerten. Dies kann mit Hilfe von Instrumenten wie Zufriedenheitsumfragen oder Einzelgesprächen mit Führungskräften geschehen. Sie kann auch anhand des Feedbacks der Bewerber erfolgen.
Anpassung der Dienstleistung an Ihre Bedürfnisse
„Es ist wichtig, den Dienst an die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen. Das bedeutet, dass die Einstellungsmethoden und Kommunikationskanäle angepasst werden müssen. Es geht auch um Auswahlkriterien oder Einstellungsfristen.
